Urząd stanu cywilnego (USC)

Urząd stanu cywilnego (USC), jest to  jednostka organizacyjna wchodząca w skład urzędu gminy, powołana ustawą Prawo o aktach stanu cywilnego do rejestracji zdarzeń dotyczących urodzeń, zawieranych związków małżeńskich i zgonów. Pojedyncza gmina stanowi okręg USC, jednakże wojewoda może w jednej gminie utworzyć kilka USC, a także połączyć kilka gmin w jeden okręg USC. Kierownika USC powołuje odpowiednio wójt, burmistrz lub prezydent miasta.

W Polsce dopiero w XIX wieku powstały obecne dzisiaj „urzędy stanu cywilnego”. Pojawiły się na ziemiach zaboru pruskiego w 1874. Urzędnikami stanu cywilnego byli burmistrzowie lub wójtowie. Przedmiotem rejestracji były trzy rodzaje zdarzeń: urodzenia, śluby i zgony.

W dwudziestoleciu międzywojennym zachowano systemy z poszczególnych dawnych państw zaborczych.

Jednolitą świecką rejestrację stanu cywilnego wprowadzono w Polsce w 1946. W 1960 r. funkcjonowało około 3000 urzędów stanu cywilnego. Akt sporządzał kierownik USC lub jego zastępca, a ustawa określała dane, które wpisywał do aktu. Akta urodzenia lub zgonu sporządzano na podstawie zgłoszeń. Urodzenie dziecka należało zgłosić w ciągu 14 dni, a zgon osoby w ciągu 3 dni. Małżeństwo zawierane było w uroczystej formie przez złożenie zgodnych oświadczeń przed kierownikiem USC. Już od 1946 zawarcie ślubu religijnego nie miało mocy prawnej, a od 1958 nie wolno było udzielić ślubu kościelnego osobom, które wcześniej nie zawarły małżeństwa w USC. Zmiany w aktach mogły być dokonywane jedynie na podstawie orzeczeń sądowych i dotyczyły najczęściej wpisów o zmianie nazwiska, rozwiązaniu małżeństwa itp.

Wszystkie dokumenty, które są podstawą sporządzenia aktu urodzenia, małżeństwa i zgonu stanowią tzw. akta zbiorowe i – co do zasady – nie podlegają zwrotowi. Mają charakter dokumentów wieczystych. Zarówno księgi stanu cywilnego, jak i akta zbiorowe przechowywane są w urzędach stanu cywilnego przez okres 100 lat (akty urodzeń) oraz 80 lat (akty małżeństw i zgonów). Okresy te liczone są od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło sporządzenie aktu stanu cywilnego.

Następnie przekazywane są do właściwych ze względu na położenie urzędu stanu cywilnego archiwów państwowych (w naszym przypadku jest Archiwum Państwowe w Bydgoszczy).

Od 1973 powstała wraz z Gminą Lubiewo, Urząd Stanu Cywilnego w Lubiewie.  Wcześniej w latach 1960 – 1972 okręg Urzędu Stanu Cywilnego w Bysławiu działał na dwie Gromady w Bysławiu i w Lubiewie. Pierwszym kierownikiem USC była Pani  – Zofia Muchowska (do 31.08.1973). Od  1.09.1973 –  funkcję tę sprawowała Pani  Daniela Warszawska. W 1973 zarejestrowano 49 ślubów i sporządzono  51 aktów zgonu.

Od 1 marca 2015  działa elektroniczny System Rejestrów Państwowych, który połączył w jeden system najważniejsze polskie rejestry. Tego samego dnia weszła w życie nowa ustawa Prawo o aktach stanu cywilnego wprowadzająca elektroniczny sposób prowadzenia rejestracji stanu cywilnego. Do tej pory taka baza – wspólna dla całego kraju – nie istniała. Baza ta, jest sukcesywnie uzupełniana, dokumentów (aktów urodzenia, małżeństwa i zgonu), które będą wprowadzone do bazy w skali całego kraju, jest około 90 mln. Dzięki zmianom, np. odpis aktu urodzenia możemy odebrać w dowolnym urzędzie stanu cywilnego na terenie kraju, a nie jak do tej pory w miejscowości naszego urodzenia.

Łucja Koniarska

z-ca Kierownika USC

Pierwszym kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Lubiewie była Pani Zofia Muchowska, która do 31.08.1973 udzieliła 29 ślubów. W początkowym okresie sala ślubów nie mieściła się w budynku Urzędu Gminy, lecz w wynajmowanym pomieszczeniu budynku prywatnego, co potwierdzają pary obchodzące w bieżącym roku 50-lecia pożycia małżeńskiego. 
Od  1.09.1973 –  funkcję tę sprawowała Pani  Daniela Warszawska (od 1980 r. Krzyżelewska, z-ca kierownika USC), która w latach 1973 do 1981 r. udzieliła 294 śluby cywilne. Od 1974  z-cą kierownika USC była Pani Elżbieta Ornowska (wcześniej Wamka), która w latach 1979 do 1985 była kierownikiem USC i udzieliła w sumie 265 ślubów cywilnych. W latach 1978 do 1979 na funkcję zastępcy kierownika usc powołana  była Pani Zofia Pik, która udzieliła 28 ślubów. W latach 1985 do 1990 funkcję kierownika USC pełnił Alojzy Kopiszka, który udzielił 165 ślubów cywilnych.

W roku 1973powrócono do koncepcji gminy, na czele której stał naczelnik gminy/miasta lub prezydent miasta, co pociągnęło za sobą translokację kompetencji kierownika urzędu stanu cywilnego i tak w okresie swego urzędowania następującą ilość ślubów:

– Pan Jan Odrzygóźdź – 31

– Pan Stanisław Dziewicki – 8

Po reformie samorządu terytorialnego z 1990 roku (Ustawa z dn. 8 III 1990 r. o samorządzie gminnym, tekst jedn. Dz.U. z 2013 r. poz. 594 ze zm.), czynności wykonywane przez kierownika urzędu stanu cywilnego przeszły do właściwości organów gminy jako zadania zlecone z zakresu administracji rządowej. Kierownikiem urzędu stanu cywilnego jest, na mocy ustawy, wójt, burmistrz (prezydent miasta). W gminach powyżej 50 tys. mieszkańców wójt, burmistrz (prezydent miasta) zatrudnia, a w innych gminach może zatrudnić – inną osobę na stanowisku kierownika urzędu stanu cywilnego (art. 6 Prawa asc).

W myśl ustawowych uprawnień,  Pan Michał Skałecki udzielił 61 ślubów cywilnych (naczelnik gminy od 1984 r., wójt gminy od 1990r.). Pani Joanna Jastak – Wójt Gminy Lubiewo od 2018 r. udzieliła 2 ślubów cywilnych.

W przypadku, kiedy funkcję osoby kierującej urzędem stanu cywilnego pełni z-ca kierownika z takimi sami uprawnieniami jak kierownik usc,  to wójt, burmistrz, prezydent traci uprawnienia kierownika usc (w tym nie może udzielić ślubów cywilnych).

Urzędem Stanu Cywilnego w Lubiewie, od chwili transformacji ustrojowych 1990 r. do  dziś kieruje Łucja Koniarska (wcześniej Mrozik, Wojtalewicz), która łącznie zarejestrowała 1172 śluby. Funkcję zastępcy  kierownika USC sprawuje już od 1985 r. , udzielając do chwili obecnej 527 ślubów cywilnych i rejestrując od 1999 r.  – 645 ślubów wyznaniowych (tzw. konkordatowych).

Przed 1989 rokiem wszystkie pary miały prawny obowiązek zawrzeć ślub cywilny. Dopiero po nim mógł nastąpić kościelny, stąd nieporównywalna z dzisiejszymi realiami liczba ślubów cywilnych.

Od 2016 r. do pracy w Systemie Rejestrów Państwowych (SRP) w zakresie rejestracji stanu cywilnego upoważniony jest drugi z-ca kierownika USC Pani Monika Ulatowska.

Nowe przepisy od 2015 roku, wprowadziły po raz pierwszy obowiązek rejestracji elektronicznej zdarzeń z zakresu stanu cywilnego, co jest istotnym novum. Rejestracja ta prowadzona jest centralnie przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych i administracji w postaci systemu teleinformatycznego, ale dokonuje się jej bezpośrednio w gminach – w urzędach stanu cywilnego. Poza tym nowe przepisy zrewolucjonizowały system wydawania odpisów aktów stanu cywilnego.

W okresie pandemii, elektroniczny system rejestracji stanu cywilnego, bardzo ułatwił rodzicom narodzonych dzieci rejestrację urodzeń w sposób całkowicie on-line.  Ogromnym zadaniem, które jest realizowane od początku wprowadzenia Systemu Rejestrów Państwowych, jest migracja istniejących aktów zarejestrowanych w księgach do postaci elektronicznej w SRP. W Urzędzie Stanu Cywilnego w Lubiewie zmigrowano do końca 2022 r. – 5377 aktów. Pozostaje do migracji 17 tys. aktów.

Kolejnym elementem, który zrewolucjonizuje rejestrację stanu cywilnego będzie elektroniczna karta zgonu. Ostateczne wdrożenie tej funkcjonalności planowane jest na 2024 rok.

Mimo dobrego kierunku obranego przez ustawodawcę w nowym Prawie asc, toczy się już dyskusję nad kwestią właściwego umiejscowienia dzisiejszych urzędów stanu cywilnego oraz kierowników i zastępców kierowników urzędów stanu cywilnego w strukturze administracji publicznej, a w szczególności nad utrzymaniem zasady obszaru gminy jako obszaru okręgu rejestracji stanu cywilnego (art. 6 ust. 2 Prawa asc).

Łucja Koniarska
Z-ca Kierownika USC